Toplantı düzeni
Her oturum, 45 dakikalık zaman bloklarından oluşuyor. İlk bölümde bir kişi güncel sunum taslağını paylaşıyor. Diğer ekip üyeleri sorularını not alarak sadece dinliyor. Sunum tamamlandıktan sonra soruları sırayla yanıtlıyor ve gerekli revizyonları birlikte işaretliyoruz.
Oturumda alınan notlar, toplantı sonrası 24 saat içinde paylaşılan kısa bir özetle dokümante ediliyor. Böylece herkes yapılacak işleri ve teslim tarihlerini net olarak görüyor.
Görsel kontrol listesi
Her oturumun ikinci bölümünde, görsellerin tutarlılığını kontrol ediyoruz. Renk paleti, ışık yönleri ve malzeme anlatımı üç başlık altında değerlendiriliyor. Eksik bulunan kısımlar için sorumlu kişiyi belirleyip kısa teslim tarihleri veriyoruz.
Bu yöntem, sunum dosyalarının farklı kişiler tarafından hazırlanmış olsa bile aynı dili konuşmasını sağlıyor.
Arşivleme ve paylaşım
Oturum sonunda kullanılan tüm görsel ve dosyaları ortak sunucuda klasörleyerek saklıyoruz. Her klasörde tarih, oturum sorumlusu ve revizyon notlarının yer aldığı bir kapak belgesi bulunuyor.
Düzenli arşiv tutmak, sonraki toplantılarda referans alabileceğimiz hazır içerikler oluşturuyor ve ekibin tekrar iş üretmesini engelliyor.